Puheeksi ottaminen on usein haastava tilanne. Harva meistä niitä tilanteita ilolla odottaa. On houkuttelevaa odottaa ja katsoa, josko tilanne häviäisi itsestään. Menisi ohi ajan kanssa tai ainakin jollakin tavalla paranisi itsestään ilman puuttumista. Kuulostaako tutulta?
Pitäisikö ottaa puheeksi?
Jos mietit, pitäisikö ottaa puheeksi, pitäisi. Tuo on simppeli ohjenuora seurattavaksi. Pelkästään se, että miettii, kertoo, että kannattaa ottaa puheeksi. Jos käykin niin, että huoli oli turha, tulipa varmistettua. Voit ainakin hetken aikaa nauttia, että se asia on kunnossa.
Odottelu ja toivominen ei kannata, koska aika salakavalasti kasvattaa sitä, mikä jo on vinoon menossa. Mitä nopeammin ja pienempänä hankalasta tilanteesta saa kiinni, sitä helpompi se on selvittää. Ei ehdi kerääntyä väärinkäsityksiä, vääriä toimintatapoja tai pahaa mieltä, joka lumipalloefektin tavoin kasvaa niin, että syövyttävä kauna alkaa häiritä työntekoa.
Kuvittele tilanne. Lähestyt haastavaa keskustelutilannetta rauhallisin mielin. Olet luottavainen ja uskot, että keskustelu sujuu hyvin, vaikket etukäteen tiedäkään, mitä kaikkea vuorovaikutuksessa tapahtuu. Luotat itseesi ja taitoihisi.
Miltä kuulostaa? Haluatko, että pian voit kuvailla noin itseäsi ennen esihenkilötyön vaikeita keskusteluja?
Vaikea keskustelu herättää tunteita
Vaikeasta aiheesta keskustelu herättää tunteita puolin ja toisin. Voit tuntea epävarmuutta ja hallinnan menettämisen pelkoa. Pelkoa siitä, ettei yhtäkkiä tiedä, mitä sanoa ja tehdä. Epävarmuus saa jännittämään ja osa energiasta menee sen piilottamiseen.
On hyvä muistaa, että tarkoitus ei ole olla täydellinen, vaan selvittää epäselvä asia tai puuttua toimintaan, joka ei ole sallittua. Se, että tiedät, miksi tilanne on selvitettävä ja mikä on tavoite, on hyvä alku. Kun keskityt viestimään selkeästi ja halut kuulla ja ymmärtää toisen osapuolen näkökulmaa, olet pitkällä.
Etukäteen ei tiedä, mitä vuorovaikutuksessa tapahtuu. Jos puhuisit yksin ennalta opettelemasi lauseet, tietäisit. Kun olet yhdistelmä jämäkkyyttä ja joustavuutta ja ratkaisukeskeisesti asettaudut yhdessä toisen kanssa hakemaan hyvää lopputulosta, työ on melkein tehty.
Esihenkilö auttaa ymmärtämään rajat
Työpaikalla kaikesta ei työssä ja työpaikalla tarvitse pitää. Esim. siitä, että matkan jälkeen tehdään matkalasku, jos haluaa korvauksen itse maksetusta. Jokaisen täytyy kuitenkin pystyä ymmärtämään tehtyjä päätöksiä ja pelisääntöjä. Sinun tehtäväsi esihenkilönä on päättää ja avata päätösten perusteita. Auttaa ymmärtämään rajoja ja reunaehtoja, kertoa esimerkkejä ja kerrata.
Apua valmistautumiseen
Tulevien vaikeiden keskustelujen avuksi muutama näkökulma sekä henkisen että konkreettisen valmistautumisen avuksi.
- Kirkasta tavoite
Vastaa itsellesi kysymyksiin: Miksi keskustelu käydään? Mitä on tarkoitus saavuttaa? Ja keskustelua käydessä pidä fokus mielessäsi. Se ohjaa ratkaisukeskeiseen keskusteluun, jossa sinä ohjaat keskustelua, mutta annat tilaa myös toiselle osapuolelle. Valmistaudu ennalta myös tunnereaktioihin.
- Kuuntele
Sinä aloita puheen ja varmistat, että molemmat tiedätte, miksi istutte saman pöydän ääressä. Ei mutu-puhetta, vaan keräämiisi faktoihin pohjautuvaa keskusteluun nostoa. Anna toisen kertoa itse oma kokemuksensa ja näkemyksensä asiaan. Kuuntele, kun kertoo. Varmista oma ymmärryksesi ja pyydä tarvittaessa tarkennuksia. ”Ymmärsinkö oikein, että ..?” - Käytä minä-viestejä
Passiivimuotoinen puhe on omiaan etäännyttämään tekemistä oikeista ihmisistä. Puhu minä-muodossa. ”Olen esihenkilösi ja huolehdin siitä, miten sinä työssä voit” on yksi tapa avata keskustelu ja oma rooli siinä. Ehkä jatkat esim. ”Ylityösaldojen on tarkoitus pitää huolta työntekijöistä. Odotan, että noudatat tiimin yhteisiä pelisääntöjä.”
- Keskity ratkaisuihin
Ole selkeä ja pidä keskustelu ratkaisukeskeisenä. Tavoitteena on löytää yhteisymmärrys ja keinoja edetä hyvässä hengessä. Ongelma on tärkeä ymmärtää riittävästi, mutta katse kannattaa ennen kaikkea kohdistaa eteenpäin.
- Kiteytys sovitusta ja sopimus jatkosta
Varmista, että teillä on yhtenevä käsitys lopputuloksesta ja konkreettiset jatkotoimet ja aikataulut sovittuna. Tärkeää viestittää, että esihenkilönä olet tiimisi tukena ja siksi esim. tämä kysymys on paikallaan: ”Mitä tarvitset minulta esihenkilönäsi tämän onnistumiseksi”? Saat vastauksia, kun oikeasti tarkoitat, mitä sanot.
Kiinnostus ja haavoittuvuus
Kiinnostus on vahva yhteyden synnyttäjä. Kun olemme kiinnostuneita muista, on luontevaa kurottautua heitä kohti. Miten menee? Onko kaikki ok? Voinko auttaa? Ja yhteys syntyy, kun avaamme ensin itseämme ja osoitamme, että tarvitsemme toisiamme. Mitäpä on esim. esihenkilö, jos ei ole minkäänlaista tiimiä.
Kun tunnustaa, ettei ole täydellinen, ei ole vastauksia kaikkeen valmiina eikä ennalta tiedä, mitä kaikkea vuorovaikutuksessa on tapahtumassa, on helpompi olla. Voi opetella vähitellen luottamaan siihen, että tilanteista selviää, kun tahtoo, tekee parhaansa – ja opettelee vähän lisätaitoja.
Coachaava mieli ja coachaavat kysymykset
Coachaava mieli ja coachaavat kysymykset johtamisen työkaluna ovat erinomainen työkalupakki mennä koti haastaviakin vuorovaikutustilanteita. Coachaava mieli ymmärtää, ettei ihmisten välistä vuorovaikutusta voi eikä kannata yrittää ennalta päättää. Coachaava mieli asettuu luomaan selkeyttä ja etsimään ratkaisuja yhdessä muiden kanssa. Coachaavat kysymykset ovat työkalu, jonka avulla esihenkilön on helpompi keriä käsillä olevaa haastavaa tilannetta auki. Keriä auki ilman, että itse täytyy valmiiksi tietää vastauksia. Ja samalla ohjaa keskustelua ja tekemistä kohti tavoitteita. Tekee juuri sitä, mistä esihenkilöille maksetaan. Lue lisää coachingista ja coachaavista kysymyksistä täältä.
